6 个步骤，优化采购报价请求 (RFQ) 流程

2025-02-11

在采购过程中，报价请求（RFQ）扮演着至关重要的角色。这不仅是一份价格清单，更是为明确采购预期奠定基础的关键文件。

此外，RFQ 通过引入竞争机制，促使供应商提供最具吸引力的报价以赢得业务。这种竞争直接为买方带来更优惠的条款和更低的成本。

什么是采购报价请求（RFQ）？

RFQ 是一种邀请多家供应商提交最佳报价的采购工具，尤其适用于高价值采购。它详细列出了所需产品或服务的数量、交货时间表以及其他关键信息，使供应商能够根据具体需求提供有竞争力的报价。

6 步优化采购管理 RFQ 流程

RFQ 流程为采购专业人员提供了一种结构化的方法，帮助他们高效获取商品和服务。这种规范化的流程不仅有助于实现采购目标，还能建立有价值的供应商关系。一个执行良好的 RFQ 流程能确保组织获得所需的一切。

步骤 1：准备

准备工作是 RFQ 流程成功的关键。首先要明确需求并全面了解项目内容，同时设定预算和时间表。这样做可以确保组织优先事项得到满足。

一份完善的 RFQ 文件应包含产品规格、数量、交货时间表和付款条件等关键信息。添加对供应商的特殊要求或条件，并使用通俗易懂的语言，确保文件清晰易懂。在发布前，校对文件并征求利益相关者的意见，确保所有细节都涵盖到位。

步骤 2：选择供应商

制定明确的供应商筛选标准。根据供应商的过往表现，创建一份预先批准的供应商“候选名单”，并实施全面的审查流程，确保每个供应商都符合资格。维护一个经过审查的供应商数据库，可以简化未来的RFQ流程，提升采购效率。

公开竞标与封闭竞标：

• 公开竞标允许所有合格供应商参与，增加竞争和透明度。

• 封闭竞标则限制参与供应商数量，缩短流程时间。

评估供应商的能力和声誉，而不仅仅是看价格，有助于建立更公平、更具竞争力的选择机制。

步骤 3：分发

选择合适的分发渠道是确保 RFQ 覆盖广泛潜在供应商的关键。使用电子采购系统等工具，可以更轻松地将RFQ分发给相关供应商。

在 RFQ 中设定明确的指示和截止日期，传达对投标格式和提交时间表的期望。同时，为供应商提供提问渠道，鼓励公开讨论，快速解决任何疑问。

步骤 4：投标收集

采用系统化的方法收集投标。确保所有投标通过安全、保密的流程提交，并保留带时间戳的完整记录。

自动化系统相比手动方式，能明显节省时间、降低成本并减少错误。同时，采取措施保护敏感信息并制定安全处理投标文件的协议，确保投标过程的机密性。

步骤 5：评估/谈判

透明且详细的评估流程有助于选择最佳投标。通过提案评分系统，可以根据可衡量的标准对供应商提案进行客观比较，避免主观偏见。

在审查投标后，进入谈判阶段。与选定的供应商沟通，澄清条款、解决模糊之处，并根据需要调整报价、价格或交货时间。诚信谈判不仅有助于达成最佳交易，还能建立互惠互利的长期合作关系。

步骤 6：签约及通知

最后一步是将合同授予选定的供应商，并确保决策过程有完整记录。合同授予后，及时准备讨论合同细节，与中标供应商建立富有成效的合作关系。

同时，及时、专业地通知其他未中标参与者，并提供反馈建议，保持友好沟通，是维护良好供应商关系的重要环节。

利用技术提高 RFQ 流程效率

在整个 RFQ 流程中充分利用技术可以显著提高效率，节省时间并减少错误。8Manage SRM 电子采购询比价系统能够自动化处理大部分 RFQ 流程，减少人工操作，让团队专注于更具战略价值的工作。

• 自动化流程：自动生成 RFQ，自动提醒与跟踪

• 集中化管理：报价和沟通都在统一平台并实时监控

• 供应商管理：构建数据库，支持筛选与评分

• 数据分析：报价多维度对比、趋势与绩效分析

• 优化沟通：在线沟通，支持内部与供应商协作

• 标准化与合规性：标准化 RFQ 模板，自动合规检查

8Manage 电子采购询比价系统通过自动化、集中化、数据驱动和协作优化，大大改善了 RFQ 流程的效率、透明度和决策质量。该系统不仅帮助采购团队节省时间和成本，还能建立更稳固的供应商关系，为企业创造长期价值。立即联系我们申请免费试用，利用 8Manage 采购询比价方案提高采购效率吧！